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Wann sollte ich mit der Eventplanung beginnen? #
Eine rechtzeitige Planung ist der größte Hebel für entspannte Abläufe, bessere Konditionen und mehr Auswahl bei Location, Catering und Technik. Dieser Leitfaden zeigt konkrete Vorlaufzeiten je Eventtyp (von Firmenfeiern bis private Anlässe) und liefert praxiserprobte Zeitpläne sowie Abkürzungen, wenn es kurzfristig werden muss.
Kurz gesagt: Beginne so früh wie möglich. Für vieles gilt: Je saisonaler und größer das Event, desto länger der Vorlauf.
Eventary hilft von der Idee bis zur Umsetzung – Location‑Suche, Angebotseinholung, Genehmigungen, Technik & Ablaufregie. Es ist quasi nie zu früh, uns zu kontaktieren.
Empfehlungen nach Eventtyp #
- Weihnachtsfeier (Nov–Jan): 4–9 Monate Vorlauf (große Feiern: 9–12 Monate). Hotspot‑Zeiten sind die ersten drei Dezemberwochen.
- Sommerfest (Jun–Sep): 3–8 Monate Vorlauf (mit Zelt/Genehmigungen: 6–9 Monate). Schlechtwetter‑Plan früh sichern.
- Private Feiern
- Geburtstag/ Jubiläum (bis ~80 Gäste): 6–10 Wochen
- Größere Feste (100–200+ Gäste): 3–6 Monate
- Hochzeit: 9–18 Monate (Top‑Locations & Samstage zuerst)
- Konferenzen/ Produktschauen: 6–12 Monate (abhängig von Location und Sprecher:innen)
- Hybride/ Online‑Events: 2–8 Wochen
| Eventtyp | < 50 Gäste | 50–200 Gäste | 200+ Gäste |
|---|---|---|---|
| Weihnachtsfeier | 3–4 Monate | 4–7 Monate | 7–12 Monate |
| Sommerfest (outdoor) | 2–4 Monate | 4–6 Monate | 6–9 Monate |
| Private Geburtstage/ Jubiläen | 6–10 Wochen | 2–4 Monate | 4–6 Monate |
| Hochzeit | 9–12 Monate | 12–18 Monate | 12–18 Monate |
| Konferenz/Tagung | 4–6 Monate | 6–9 Monate | 9–12 Monate |
| Charity/öffentliche Events | 3–6 Monate | 6–9 Monate | 9–12 Monate |
| Online/Hybrid | 2–4 Wochen | 4–6 Wochen | 6–8 Wochen |
Passende Zeitpläne #
Standard-Zeitplan (Beispiel mit 6 Monaten Vorlauf) #
- 6 Monate: Ziele/Budget, Datum, Location shortlist & Besichtigung, grobe Gästeliste.
- 5 Monate: Location fix, Anfrage an Catering/Technik/Entertainment, CI & Motto.
- 4 Monate: Verträge schließen, Genehmigungscheck, Kommunikationsplan (Save‑the‑Date > Einladung > Reminder), Ticketing/Anmeldung.
- 3 Monate: Programm feinplanen, Dekokonzept, Möbel/Equipment, Hotelkontingente.
- 2 Monate: Ablaufregie, Personalplanung, Sicherheits‑ & Hygieneplan, Versicherungen prüfen.
- 4 Wochen: Teilnehmermanagement finalisieren, Speisen/Allergien, Technik‑Rider, Lage‑/Aufbaupläne.
- 1 Woche: Absprachen mit allen Gewerken, Notfalllisten, Briefings & Generalprobe.
- Nach dem Event: Feedback, Fotos/Videos distribuieren, Budget‑Abschluss, Learnings dokumentieren.
Kurzfristig planen (unter 8 Wochen) – so geht’s #
- Datum flexibilisieren (Wochentage, Randzeiten).
- „Plug‑&‑Play“‑Locations mit vorhandener Technik bevorzugen.
- Baukasten‑Catering/Buffet statt komplexem Menü.
- Standard‑Deko & Branding (z. B. Miet‑Backdrops, LED‑Wände statt Print).
- Dienstleister‑Netzwerk nutzen – wir prüfen Verfügbarkeiten parallel.
- Entscheidungswege verkürzen (klare Budgetrahmen, Freigaben bündeln).
Häufige Stolpersteine #
- Zu spät gestartete Location‑Suche
- Genehmigungen (Lärm/Sondernutzung/Ausschank) unterschätzt
- Schlechtwetter‑Plan fehlt (Sommerfeste)
- Zu knapper Check‑in/Guest‑Flow
- Kommunikation ohne Reminder/No‑Show‑Quote
- Technik‑Tests im Zeitplan vergessen/ zu knapp angesetzt
