Event FAQ
Alles rund um die Veranstaltungsorganisation
🥳 FAQ zu Grundlagen der Eventplanung
Der wichtigste Schritt: Fang früh an und verschaff Dir einen Überblick. Überlege Dir, was Du feiern willst, wie viele Gäste kommen und wo das Event stattfinden soll.
Danach kümmerst Du Dich um Technik, Deko und Service. Wenn Du alles aus einer Hand möchtest, findest Du bei Eventary die perfekte Unterstützung – von Planung bis Durchführung.
Je größer Dein Event, desto früher solltest Du starten. Für Geburtstage oder Gartenpartys reichen 3–4 Wochen, Vereins- oder Firmenfeiern brauchen oft 2–3 Monate.
Gerade in der Hauptsaison (Sommer, Weihnachten, Fasching) lohnt sich frühes Buchen – so sicherst Du Dir Top-Equipment und freie Termine bei Eventary.
Hier findest du einen ausführlichen Artikel dazu ->
1. Ziel & Budget festlegen
2. Location & Termin sichern
3. Ausstattung & Technik planen
4. Personal, Musik & Catering organisieren
5. Ablauf & Checklisten erstellen
Überlege Dir ein Thema oder eine Stimmung, die Du erzeugen willst. Soll es festlich, locker oder sportlich sein?
Ein stimmiges Konzept zieht sich durch Deko, Musik, Licht und Ablauf. Vereinbare gerne ein kostenloses Beratungsgespräch.
Die größten Fehler sind zu spät starten, zu wenig Budget einplanen und zu viele Aufgaben gleichzeitig übernehmen.
Tipp: Delegiere Aufgaben und nutze Tools oder Dienstleister wie Eventary, um alles im Blick zu behalten.
Das hängt vom Umfang ab. Kleine Feiern sind in ein bis zwei Wochen machbar, große Veranstaltungen brauchen mehr Vorlauf.
Wenn Du wenig Zeit hast, kannst Du Dich auf den Eventservice von Eventary verlassen – wir übernehmen Organisation, Aufbau und Ablauf für Dich.
Durch Mieten statt Kaufen, reduziere auf das Wesentliche und nutze Kombiangebote.
Bei Eventary Rental bekommst Du hochwertige Ausstattung zum fairen Preis – perfekt für kleine Feiern mit großem Effekt.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
Erstelle einen Zeitplan mit allen wichtigen Punkten: Aufbau, Empfang, Highlights, Abbau. Plane Pufferzeiten ein und stimme Dich mit allen Helfer ab.
💰 FAQ zu Budget & Finanzierung
Mach eine Übersicht über alle Bereiche: Location, Technik, Deko, Catering, Personal und Genehmigungen. Plane 10–15 % Reserve für Unvorhergesehenes ein.
Buche früh, kombiniere Leistungen und vergleiche Angebote.
Bei Eventary Rental bekommst Du Komplettpakete für Licht, Ton, Möbel und Bar – günstiger als alles einzeln zu mieten.
Eine kleine Feier startet ab etwa 500 €, größere Events mit Technik, Catering und Personal liegen oft bei 1.500–3.000 €.
Bei Eventary bekommst Du ein individuelles Angebot – transparent und ohne versteckte Kosten.
Jetzt kostenlose Erstgespräch vereinbaren ->
Transport, Reinigung, Strom, Versicherung und Deko-Extras.
Wenn Du alles über Eventary planst, sind solche Posten automatisch berücksichtigt – so gibt’s keine Überraschungen.
Viele lokale Unternehmen unterstützen gern Sport- oder Vereinsveranstaltungen. Erstelle dafür ein kleines Sponsoring-Paket mit Vorteilen (z. B. Logo auf Flyern oder Bühne).
Wir von Eventary helfen Vereinen, solche Kooperationen professionell umzusetzen.
Belege sammeln, Ausgaben notieren und Budgets regelmäßig prüfen.
Ja, besonders wenn Du Zeit sparen oder sicher planen willst. Profis wissen, worauf es ankommt, und vermeiden teure Fehler.
Der Eventservice von Eventary übernimmt genau das: von der Organisation bis zum letzten Handgriff.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
Ja! Viele Städte, Landkreise oder Verbände bieten Zuschüsse oder kostenlose Infrastruktur.
Eventary kennt die Abläufe und unterstützt Dich bei der Antragstellung.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
Klassiker sind Tombolas, Kuchenverkauf oder Getränkestände. Auch Sponsoren oder Eintrittsgelder können helfen.
Mit Eventary planst Du den Ablauf so, dass Aufwand und Ertrag in einem guten Verhältnis stehen.
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📍 FAQ zu Location & Aufbau
Überlege Dir, wie viele Gäste kommen und welches Ambiente Du möchtest. Achte auf Stromanschlüsse, Parkplätze und Sanitäranlagen.
Wenn Du Hilfe brauchst, unterstützt Dich der Eventservice von Eventary bei der Locationsuche – auf Wunsch auch mit Besichtigung.
Lass Dich kostenlos beraten.
Wetter, Stromversorgung, Zelte, Beleuchtung und Lautstärkegrenzen.
Unser Eventdienst stellt dir alles wetterfest zur verfügung. Einfach anfragen.
Ja! Gärten, Scheunen oder Vereinsgelände sind ideal. Denk an Strom, Beleuchtung und Nachbarn.
Eventary hilft Dir, private Locations professionell auszustatten. Lass Dich kostenlos beraten.
Je nach Event: Lärmschutz, GEMA, Nutzungsgenehmigung oder Sicherheitsauflagen.
Wenn Du unsicher bist, berät Dich der Eventservice von Eventary kostenlos dazu.
Lass Dich kostenlos beraten.
Plane genug Zeit und helfende Hände ein. Technik zuerst, Deko zuletzt.
Wenn Du’s bequem willst, übernimmt Eventary Lieferung, Aufbau und Abbau für Dich.
Lass Dich kostenlos beraten.
Kleine Feiern: wenige Stunden. Größere Events: 1–2 Tage.
Mit dem Eventary-Team läuft’s schneller – dank Erfahrung und strukturierter Abläufe. Jetzt anfragen ->
Hab immer einen Plan B! Zelte, Pavillons oder Überdachungen sichern Dich ab.
Jetzt passendes Equipment anfragen.
Mit Licht, Pflanzen, einem Willkommensschild und Musik.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
Mach Fotos vor dem Aufbau, beschrifte Kisten und arbeite mit Checklisten.
Oder Du lehnst Dich zurück – wir von Eventary kümmert sich um den Rest.
Einfach anfragen ->
Ja, bei kleineren Events. Für größere Mengen ist der Lieferservice von Eventary Rental die bequemere und sichere Lösung.
💡 FAQ zu Technik & Ausstattung
Das hängt von Deinem Event ab – aber Sound, Licht und ggf. Mikrofone gehören fast immer dazu. Für kleine Geburtstage reicht meist eine kompakte Musik- und Lichtanlage, bei größeren Events solltest Du auf professionelle Systeme setzen.
Im Rental-Shop von Eventary findest Du beides: einfache Sets für Privatfeiern oder komplette Technikpakete inklusive Aufbau und Betreuung.
Für größere Events oder extra Wünsche steht unser Eventdienst gerne mit kostenlosen Beratungsgesprächen zur Verfügung. Jetzt anfragen ->
Achte darauf, dass Ton und Licht harmonieren. Musik soll überall gut hörbar sein, ohne zu laut zu werden, und Licht schafft Atmosphäre – warmes Licht für gemütliche Feiern, farbiges Licht für Partys.
Wenn Du unsicher bist, hilft Dir das Technik-Team von Eventary bei der perfekten Abstimmung.
Lass Dich kostenlos beraten.
Teste alles am Vortag, halte Ersatzkabel bereit und überprüfe Stromanschlüsse. Bei Eventary ist das Equipment geprüft und sofort einsatzbereit – auf Wunsch sogar mit technischem Support.
Lass Dich kostenlos beraten.
Das hängt vom Anlass ab – von Boho-Geburtstag bis Weihnachtsfeier ist alles möglich. Setze auf stimmiges Licht, passende Farben und kleine Details.
Lass Dich kostenlos beraten.
Achte auf Farben und Materialien, die zueinander passen. Holztische mit Stoffdeko wirken gemütlich, Loungemöbel modern und elegant.
Wir von Eventary können Dir komplette Ausstattungspakete zusammenstellen – perfekt abgestimmt und sofort einsatzbereit. Jetzt kostenlos anfragen ->
Wichtig sind wetterfeste Möbel, Zelte, Beleuchtung und Stromversorgung. Denke auch an Bodenbeläge, falls es feucht wird.
Lass Dich kostenlos beraten.
Nutze Transportkisten, beschrifte alles und sichere es mit Spanngurten.
Bei Eventary kannst Du Technik und Ausstattung liefern lassen – pünktlich, sicher und stressfrei.
Kleine Anlagen bekommst Du ab ca. 40 €, komplette Setups mit Licht & Ton liegen je nach Größe bei 300–800 €.
Bei Eventary Rental bekommst Du transparente Paketpreise – perfekt für jedes Budget.
Einfach individuell anfragen ->
Warmweißes Licht schafft Gemütlichkeit, bunte Lichtakzente bringen Partyfeeling. Nutze Spots, Lichterketten oder LED-Streifen, um Highlights zu setzen.
Im Eventary Rental-Shop findest Du Lichtlösungen, die Du flexibel an Dein Event anpassen kannst. Für ebsondere Wünsche, oder falls du nicht weiter weißt helfen wir Dir gerne kostenlos weiter. Jetzt kostenlos anfragen ->
🍽️ FAQ zu Catering & Bar
Überlege, was zu Deinem Event passt: Buffet, Foodtruck oder gesetztes Menü.
Wenn Du keinen Caterer hast, hilft Dir Eventary bei der Vermittlung und bringt auf Wunsch gleich das passende Barequipment mit.
Jetzt anfragen ->
Für Abendveranstaltungen rechnet man mit etwa 600–800 Gramm Essen pro Person, bei Snacks entsprechend weniger. Lieber etwas mehr als zu wenig – Reste freuen sich über hungrige Gäste am nächsten Tag.
Eine gute Basis: Softdrinks, Wasser, Bier, Wein und ein bis zwei Signature-Cocktails.
Mit dem Barequipment von Eventary kannst Du Dir Deine eigene Bar zusammenstellen – inklusive Shaker, Gläsern und Theke.
Pro Person und Stunde kannst Du mit 2–3 Getränken rechnen. Bei Sommerfesten oder Sportevents darf’s etwas mehr sein.
Event-Tipp: Lieber ein paar Kästen mehr bereithalten – ungeöffnet kannst Du sie meist zurückgeben.
Je nach Ausstattung und Dauer zwischen 150 € und 600 €.
Bei Eventary kannst Du Barelemente mieten und bei Bedarf gleich ein Serviceteam dazubuchen. Jetzt kostenlos anfragen ->
Plane ausreichend Personal – Faustregel: 1 Barkeeper für 30 Gäste.
Oder nutze mehrere Ausgabestellen. Das Eventary Service-Team organisiert alls das für Dich.
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Wähle 3–4 einfache Cocktails, bereite Zutaten vor und beschrifte alles. So können Gäste selbst mixen.
Mit den Mietsets von Eventary Rental gelingt Deine DIY-Bar kinderleicht. Lass Dich gerne kostenlos beraten.
Setze auf einfache, schnelle Gerichte: Grill, Snacks, Getränke. Achte auf kurze Wege zwischen Küche, Ausgabe und Gästen.
Für größere Feste bietet Eventary passende Infrastruktur – z. B. Zelte, Kühlschränke und Theken. Jetzt kostenlos anfragen ->
Nutze Mehrwegbecher, regionale Produkte und vermeide Lebensmittelverschwendung.
Eventary bietet nachhaltige Mietlösungen und wiederverwendbares Eventequipment. Jetzt HIER stöbern oder individuell anfragen.
Sortiere Müll, spüle Geschirr oder gib es zurück. Wenn Du alles aus einer Hand mietest, übernimmt Eventary Service Abbau und Reinigung direkt mit.
👥 FAQ zu Gäste & Ablauf
Faustregel: 1 m² pro Person plus Fläche für Buffet, Tanzfläche und Bühne.
Eventary hilft Dir, den Platzbedarf genau zu berechnen.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
Private Feiern: 4–6 Wochen vorher. Vereins- oder Firmenfeste: 8–12 Wochen im Voraus.
So haben Deine Gäste genug Zeit – und Du kannst besser planen.
Digital ist besser! In kürze veröffentlichen wir von Eventary ein App & Web Anwendung hierzu. Erhalte bereits jetzt für Dein Event kostenfreien Zugang. Einfach anfragen!
Mit QR-Codes, Namenslisten oder Armbändern.
Wenn Du’s professionell möchtest, bietet Eventary ein digitales Gäste-Management – einfach & schnell. Jetzt kostenlos anfragen ->
Bleib flexibel. Passe Catering und Sitzordnung an, aber plane immer ein paar Plätze Reserve ein – so bleibt alles entspannt.
Erstelle einen Zeitplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Pufferzeiten.
Wenn Du willst, kümmert sich das Eventary Service-Team um Koordination und Ablauf vor Ort.
Jetzt kostenlos anfragen ->
Spiele, Fotoboxen oder kleine Programmpunkte bringen Bewegung rein.
Im Rental-Shop von Eventary findest Du passende Extras – von Lichtshow bis Fotohintergrund.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
Plane wetterfeste Überdachungen und informiere Gäste rechtzeitig über Alternativen.
Zelte, Heizstrahler und Pavillons bekommst Du bei Eventary Rental.
Jetzt kostenlos anfragen ->
Musik, Licht, gute Drinks und kleine Überraschungen machen den Unterschied.
Von der richtigen Ausstattung bis zum passenden DJ oder Band, wir kümmern uns bereits im Vorfeld darum. Jetzt kostenlos anfragen ->
Private Feiern: 4–6 Stunden, Vereinsfeste: ganzer Nachmittag, Firmenfeiern: bis zu 8 Stunden.
Wichtiger als die Dauer ist, dass der Ablauf rund und kurzweilig bleibt.
🎶 FAQ zu Musik & Entertainment
Für kleine Partys reicht oft eine gute Playlist mit Bluetooth-Boxen. Aber ein DJ kann sich spontan auf die Stimmung einstellen und sorgt für echten Flow.
Wenn Du Profis suchst, vermittelt Dir Eventary erfahrene DJs oder Musiker:innen – perfekt abgestimmt auf Deinen Anlass und Dein Budget. Jetzt kostenlos anfragen ->
Zur Gartenparty passen Sommerhits und Chillout-Musik, bei Firmenfeiern etwas Ruhigeres zum Start und Tanzbares später am Abend.
Wichtig ist ein abwechslungsreicher Mix – Hauptsache, Deine Gäste fühlen sich wohl. Auf Wunsch hilft Dir Eventary bei der Musikplanung und Technik.
Jetzt kostenlos anfragen ->
Das hängt von der Location ab. In geschlossenen Räumen gibt es selten Probleme, im Freien musst Du Rücksicht auf Nachbarn nehmen – maximal 22 Uhr laut, danach leiser.
Mit passender Beschallung von Eventary Rental erreichst Du guten Sound ohne Ärger.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
DJs starten meist bei 300–600 €, Bands ab 800 €.
Wenn Du ein Komplettpaket suchst (Technik + Künstler + Betreuung), findest Du das beim Eventservice von Eventary.
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Kombiniere Musik, Licht, kleine Highlights wie Quiz, Spiele oder Fotoboxen. So entsteht Dynamik und keine Langeweile.
Eventary bietet im Rental-Bereich kreative Extras, um Dein Event aufzulockern – von Lichtshows bis zur Candy-Bar stellen wir Dir gerne individuelle Sets zusammen. Jetzt kostenlos anfragen ->
Plane kleine Spiele, Basteltische oder eine Mini-Tanzfläche. Bei Vereins- und Familienfesten sind Hüpfburgen oder Kinderschminken beliebt.
Jetzt kostenlos anfragen ->
Plane Pausen mit Musik oder kurzen Ansagen. Ein Moderator kann den Ablauf elegant leiten.
Eventary Service vermittelt auf Wunsch erfahrene Eventmoderation für jede Art von Veranstaltung.
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Warmweißes Licht für Dinner, bunte Spots für Tanzflächen und Lichterketten für gemütliche Bereiche.
Mit den Lichtsystemen von Eventary Rental kannst Du Stimmung gezielt steuern – von romantisch bis Party pur.
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Wähle einen gut beleuchteten Bereich, gestalte einen Hintergrund (z. B. Ballons, Pflanzen oder Banner) und stelle Requisiten bereit.
Bei Eventary bekommst Du Miet-Deko, Spots und Fotolicht, um die perfekte Selfie-Zone zu schaffen.
Jetzt kostenlos anfragen ->
Tombola, Quiz, Karaoke, Fotobox oder Mini-Wettbewerbe – je nach Publikum.
Mit dem passenden Equipment von Eventary Rental gestaltest Du spielerisch Unterhaltung mit Wow-Effekt.
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🔒 FAQ zu Sicherheit & Genehmigungen
In der Regel keine – solange es auf Privatgelände stattfindet und Musik nicht öffentlich ist.
Bei größeren Events im öffentlichen Raum sind Nutzungs-, Lärmschutz- oder GEMA-Genehmigungen nötig. Wenn Du unsicher bist, berät Dich Eventary gern.
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Nur, wenn Musik öffentlich gespielt wird – also z. B. auf Straßenfesten oder Vereinsfeiern. Private Geburtstage sind ausgenommen.
Eventary hilft Dir, wenn Du GEMA-Anträge korrekt und stressfrei abwickeln möchtest.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
Bei Events mit vielen Gästen, Alkoholausschank oder öffentlichen Zutritt.
Der Eventservice von Eventary stellt geschulte Security-Teams, die freundlich, aber professionell für Ordnung sorgen.
Jetzt kostenlos anfragen ->
Evakuierungsplan, Erste-Hilfe-Maßnahmen, Brand- und Wetterschutz, klare Zuständigkeiten.
Wenn Du Unterstützung brauchst, erstellt Eventary Service ein Sicherheitskonzept für Dich – praxisnah und behördengerecht.
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Kabel immer abkleben oder unter Kabelbrücken legen, keine Mehrfachstecker überlasten.
Wenn Du Technik mietest, liefert Eventary Rental das passende Zubehör gleich mit – inklusive Beratung. Jetzt kostenlos anfragen ->
Eine Veranstalter-Haftpflicht schützt Dich, falls etwas zu Bruch geht oder jemand zu Schaden kommt. Für große Feiern lohnt sich zusätzlich eine Ausfallversicherung.
Ruhe bewahren – und einen Plan B haben. Zelte, Heizstrahler und wetterfeste Deko bekommst Du von uns, jetzt kostenlos anfragen.
So bleibt Dein Event auch bei Regen entspannt.
Lege Verantwortliche fest, halte Erste-Hilfe-Material bereit und speichere Notfallnummern im Handy.
Bei größeren Events kann Dir Eventary Service Sanitäts- oder Securityteams zur Seite stellen.
Jetzt kostenlos anfragen ->
Verwende Wegebeleuchtung und Absperrungen. LED-Strahler und mobile Leuchten sorgen für Sicherheit und Ambiente.
Im Eventary Rental-Shop findest Du passende Beleuchtung für drinnen und draußen.
Jetzt individuell anfragen ->
Informiere diese frühzeitig über Dein Event – ein freundlicher Aushang oder Einladung wirkt Wunder. So vermeidest Du Ärger und sorgst für gute Stimmung.
🎯 FAQ zu Nachbereitung & Erfolg
Über die Zufriedenheit der Gäste, das Feedback und ob Deine Ziele erreicht wurden.
Am einfachsten digital – über QR-Codes oder kleine Umfragen. Oder ganz klassisch per Gästebuch. Gerne beraten wir Dich hierzu kostenlos!
Erstelle einen privaten Cloud-Ordner oder nutze Social Media mit einem eigenen Hashtag.
Mit gutem Licht aus dem Eventary Rental-Shop werden Deine Eventfotos noch schöner.
Jetzt individuell anfragen ->
Notiere, was gut lief und was verbessert werden kann. Wiederhole erfolgreiche Elemente und optimiere Schwachstellen.
Eventary hilft Dir, Learnings digital zu speichern und für die nächste Feier zu übernehmen.
Gerne beraten wir Dich hierzu kostenlos!
Idealerweise ein eingespieltes Team – oder ganz einfach das Team von Eventary Service, das alles für Dich erledigt, während Du schon feierst oder ausschläfst. Jetzt kostenlos anfragen ->
Mit Fotos, einer kleinen Nachricht oder einem kurzen Aftermovie. Eine persönliche Geste bleibt in Erinnerung.
Einfach stehen lassen – das Team von Eventary Rental holt alles pünktlich wieder ab und kümmert sich um Reinigung und Rücktransport.
Wir von Eventary arbeiten an einer kompletten digitalen Lösung. Du kannst bereits jetzt für Dein Event kostenlos einen early access anfragen.
Einfach anfragen ->
Du kannst Einladungen, Anmeldungen und Check-in digital abwickeln – ganz ohne Zettelchaos. Eventary entwickelt hierfür aktuell die passende Umgebung. Du kannst bereits jetzt für Dein Event kostenlos einen early access anfragen.
Einfach anfragen ->
Am besten gleich, wenn die Erinnerungen noch frisch sind. Du weißt, was gut lief, und kannst direkt optimieren.
Mit Eventary planst Du Deine nächste Feier einfacher, schneller und nachhaltiger als je zuvor.
Lass Dich noch heute kostenlos beraten.
All-In-One Lösung
Von der Idee bis zur Umsetzung begleiten wir Dich persönlich und individuell. Wir wählen das für Dich passende Equipment und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Location Vermittlung
Wir vermitteln Dir schnell und unkompliziert die ideale Location für Dein Event.
Von kleinen Hütten bis zu großen Hallen – oder darf es für Dich sogar eine Outdoor-Location sein?
Service & Bar Personal
Mit Freundlichkeit, Professionalität und immer einem Lächeln – unser geschultes Service- und Barteam sorgt für ein unvergessliches Event.
Auf-, Abbau & Betreuung
Wir kümmern uns um den Auf- und Abbau Deiner Veranstaltung. Und auch während des Events steht bei Bedarf unser Personal zur Seite und sorgt dafür, dass alles rund läuft.
DJ & Entertainer
Ob ein stilvoller DJ, energiegeladener Entertainer oder eine Liveband – wir vermitteln erfahrene Profis, die Dein Event unvergesslich machen!
Security Vermittlung
Ein gelungenes Event braucht nicht nur gute Stimmung, sondern auch ein sicheres Umfeld. Mit einem professionellen Team sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf.