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Event-Catering anfragen und Angebote richtig vergleichen

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Catering-Angebote sind oft schwer vergleichbar: Das eine enthält Personal und Geschirr, das andere nur das Essen. Wer mit einem vollständigen Briefing anfragt, bekommt Angebote, die sich tatsächlich nebeneinanderlegen lassen – und vermeidet teure Überraschungen am Tag der Feier.

✓ Kurzantwort

Lege zuerst das Format fest – Buffet, Menü, Flying Food oder Food Truck –, dann schickst du allen Anbietern dasselbe Briefing mit Gästezahl, Zeitplan, Location, Ernährungsanforderungen und gewünschten Leistungen. Vergleiche die Angebote nach dem Gesamtpreis pro Gast inklusive Personal, Ausstattung, Anfahrt und Nebenkosten. Caterer müssen die 14 Hauptallergene kennzeichnen – auch bei unverpackten Speisen.

✍️ Autor: Eventary Team  •  ✅ Fachlich geprüft von: Eventary Team  •  📅 Aktualisiert: September 2026

Cateringformat passend zum Event wählen

  • Buffet: flexibel, gut für große Gruppen, braucht Platz und Anstellfläche.
  • Gesetztes Menü: festlich und planbar, erfordert mehr Servicepersonal.
  • Flying Food: kleine Portionen werden gereicht – ideal für Empfänge und Networking.
  • Food Truck: lockere Atmosphäre, frisch zubereitet, gut für Sommerfeste und Firmenfeiern. Braucht Stellfläche, Zufahrt und oft Strom.
  • Stationen: mehrere kleine Ausgabestellen verteilen die Gäste und verkürzen Wartezeiten.

Vollständiges Anfragebriefing erstellen

  • Datum, Uhrzeit, Dauer und Ablauf – wann wird was serviert?
  • Gästezahl, verbindlich und mit Spielraum
  • Location mit Küche, Strom, Wasser und Zufahrt
  • Format, Stil und Budgetrahmen
  • Ernährungsanforderungen: vegetarisch, vegan, Allergien, Unverträglichkeiten
  • Gewünschte Leistungen: Servicepersonal, Geschirr, Getränke, Auf- und Abbau, Reinigung

Lass dir Menüvorschläge mit Portionsangaben geben und frag, mit welchen Mengen pro Person der Caterer rechnet. Richtwerte findest du in unserem Ratgeber Partyessen, Snacks und Fingerfood planen.

Die Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) der EU nennt 14 Hauptallergene, die gekennzeichnet werden müssen – darunter glutenhaltiges Getreide, Eier, Milch, Erdnüsse, Schalenfrüchte, Sellerie, Senf und Sesam (Verbraucherzentrale NRW). Nach Angaben des Bayerischen Landesamts für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit gilt die Pflicht seit dem 13. Dezember 2014 auch für lose, unverpackt angebotene Lebensmittel. Ein seriöser Caterer liefert die Allergeninformation zu jedem Gericht schriftlich mit.

🇦🇹 Für Österreich: Die LMIV ist eine EU-Verordnung und gilt damit auch in Österreich. Allergeninformationen müssen dort ebenfalls für unverpackte Speisen bereitgestellt werden.

Personal, Logistik und Ausstattung

Kläre, wie viele Servicekräfte eingeplant sind und wie lange sie bleiben, wer Geschirr, Gläser, Buffettische und Warmhaltetechnik stellt, ob vor Ort gekocht oder angeliefert wird und wer Rücktransport, Spülen und Müll übernimmt. Genau diese Punkte fehlen in günstigen Angeboten häufig – und kosten dann extra.

Kostenpositionen vergleichbar machen

PositionWorauf achten
SpeisenPreis pro Person oder pro Stück, Anzahl Gänge bzw. Häppchen
Getränkepauschal oder nach Verbrauch, Korkgeld bei eigenen Getränken
ServicepersonalStunden × Stundensatz, inklusive Auf- und Abbau?
AusstattungGeschirr, Gläser, Buffettische, Warmhaltetechnik
LogistikAnfahrt, Lieferung, Rücktransport
NebenkostenReinigung, Entsorgung, Überstunden, Mehrwertsteuer

Erst der Gesamtpreis pro Gast zeigt, welches Angebot wirklich günstiger ist.

Vertrag, Storno und finale Gästezahl

  • Bis wann muss die endgültige Gästezahl feststehen, und was passiert bei Abweichungen?
  • Anzahlung, Zahlungsziel und Stornostaffel
  • Regelung für Überstunden und Verlängerung
  • Umgang mit übrig gebliebenen Speisen

Catering mit Eventary

Wir haben ein eigenes Catering-Team für Fingerfood, Buffet und Menü und vermitteln bei größeren Veranstaltungen passende Partner-Caterer. Food Trucks haben wir ebenfalls in der Auswahl. Dazu kommen Servicepersonal, Technik und Eventausstattung – so bekommst du Essen, Service und Rahmen aus einer Hand statt drei Angebote von drei Anbietern.

Häufige Fragen

Was sollte in einer Catering-Anfrage stehen?

Datum und Zeitplan, Gästezahl, Location mit Küche und Zufahrt, gewünschtes Format, Budget, Ernährungsanforderungen und alle Leistungen, die der Caterer übernehmen soll.

Müssen Caterer Allergene kennzeichnen?

Ja. Nach der EU-Lebensmittelinformationsverordnung müssen die 14 Hauptallergene gekennzeichnet werden, seit Dezember 2014 auch bei unverpackten Speisen.

Wie vergleiche ich Catering-Angebote richtig?

Übertrage alle Angebote in eine Tabelle mit denselben Positionen – Speisen, Getränke, Personal, Ausstattung, Logistik, Nebenkosten – und vergleiche den Gesamtpreis pro Gast.

Gibt es bei Eventary auch Food Trucks?

Ja, Food Trucks haben wir in der Auswahl – ideal für Sommerfeste und Firmenfeiern.

Catering, Food Truck und Service anfragen

Unser eigenes Catering-Team, ausgewählte Food Trucks und Servicepersonal – bei größeren Events vermitteln wir passende Partner-Caterer.

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Quellen