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Foto- und Content-Plan für Marketing-Events: Shotlist, Briefing und Bildrechte

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Bei Marketing-Events entsteht ein großer Teil des Werts nach dem Event: in Social-Media-Posts, Pressemitteilungen, Newslettern und auf der Website. Dafür braucht es die richtigen Bilder und Videos – und die entstehen selten zufällig. Ein Foto- und Content-Plan legt vorher fest, welche Motive gebraucht werden, wer sie produziert und wie sie rechtssicher genutzt werden dürfen.

✓ Kurzantwort

Lege vorab fest, wofür Bilder und Videos genutzt werden sollen, und leite daraus eine Shotlist ab: Location und Branding, Speaker und Bühne, Gäste im Austausch, Produkte, Details. Brief Fotograf und Videograf mit Ablauf, Must-have-Motiven und Lieferzeiten. Bei Content, der nach außen veröffentlicht wird, brauchst du eine saubere Rechtsgrundlage: Gäste informieren, Einwilligungen für Nahaufnahmen einholen und Widerspruch respektieren.

✍️ Autor: Eventary Team  •  ✅ Fachlich geprüft von: Eventary Team  •  📅 Aktualisiert: Oktober 2026

Ziel und Kanäle festlegen

Für welche Kanäle wird der Content gebraucht – Instagram, LinkedIn, Website, Presse, Newsletter, interne Kommunikation? Jeder Kanal stellt andere Anforderungen: Hochformat für Stories und Reels, Querformat für Website und Presse, kurze Clips für Social Media, hochauflösende Bilder für Druck.

Shotlist: Diese Motive brauchst du

  • Location und Branding: Eingang, Bühne, Logos, Deko – vor Einlass, wenn der Raum noch leer ist
  • Speaker und Bühne: Vortrag, Interaktion mit dem Publikum, Applaus
  • Gäste im Austausch: Gesprächsgruppen, Networking, Lachen
  • Produkte und Stationen: Demo, Messestand, Mitmach-Aktionen
  • Details: Catering, Namensschilder, Give-aways, Licht
  • Team und Partner: Gruppenfotos, Host, Sponsoren

Fotograf, Videograf und Fotobox

Für hochwertigen Content brauchst du professionelle Bilder: Wir stellen und vermitteln Fotografen und Videografen für Marketing- und Firmenevents. Eine Fotobox mit eigenem Layout und Logo ergänzt das – Gäste nehmen ihre Bilder mit oder laden sie per QR-Code herunter und teilen sie selbst. Mehr dazu im Ratgeber Eventfotograf oder Fotobox. Logos, Beschilderung und Branding-Elemente, die auf den Bildern sichtbar sein sollen, setzen wir über unser Eventbranding um.

Briefing und Zeitplan

  • Ablaufplan mit Uhrzeiten und Programmpunkten
  • Shotlist mit Prioritäten
  • Ansprechperson vor Ort, die Personen und Partner kennt
  • Wer darf nicht fotografiert werden, wer möchte keine Veröffentlichung?
  • Lieferung: wann eine Vorauswahl für Social Media, wann das komplette Material
  • Format, Auflösung und Nutzungsrechte

Freigabe und Nutzungsrechte

Lass dir im Vertrag mit Fotograf und Videograf die Nutzungsrechte für alle geplanten Kanäle einräumen, auch werbliche Nutzung. Kläre, ob der Urheber genannt werden muss. Lege intern fest, wer Bilder vor der Veröffentlichung freigibt.

Was ist erlaubt? Fotos von Gästen und das Recht am eigenen Bild

Fotografieren für den privaten Gebrauch ist auf Feiern in der Regel unproblematisch. Die DSGVO gilt nicht, solange Fotos ausschließlich für persönliche oder familiäre Zwecke genutzt werden. Anders beim Veröffentlichen: Nach § 22 KUG dürfen Bildnisse grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet oder öffentlich gezeigt werden; § 23 KUG regelt Ausnahmen, etwa für Bilder von Versammlungen. Werden Fotos auf Social Media, einer Website oder im Firmen-Intranet gezeigt, gilt zusätzlich die DSGVO – mit Einwilligung oder berechtigtem Interesse als Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

  • Einzel- und Kleingruppenfotos: vor der Veröffentlichung um Einwilligung bitten.
  • Übersichtsbilder vom Geschehen sind eher unkritisch, wenn Gäste vorab informiert wurden.
  • Ein Schild „Hier wird fotografiert“ informiert, ersetzt aber keine Einwilligung bei Nahaufnahmen.
  • Kinder: Für Fotos von Minderjährigen braucht es die Einwilligung der Eltern.
  • Widerspruch respektieren: Wer nicht fotografiert werden möchte, wird nicht fotografiert – und bekommt eine einfache Möglichkeit, das zu sagen.

⚖️ Wichtig: Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Firmenevents und Veröffentlichungen mit Werbezweck sollte die Datenschutzerklärung bzw. der Datenschutzbeauftragte einbezogen werden.

🇦🇹 Für Österreich: Das Recht am eigenen Bild ist in § 78 des österreichischen Urheberrechtsgesetzes (Bildnisschutz) geregelt; die DSGVO gilt dort ebenso.

Bei Marketing-Events kommt hinzu: Wird mit Bildern von Gästen geworben, steigt das Gewicht ihrer Interessen. Für Nahaufnahmen, Testimonials und Bilder in Anzeigen solltest du deshalb immer eine ausdrückliche Einwilligung einholen – etwa bei der Anmeldung oder am Check-in.

Nach dem Event: schnell veröffentlichen

Content verliert schnell an Aufmerksamkeit. Plane eine kleine Auswahl für den Tag nach dem Event und das vollständige Material für die folgenden Wochen. Ein Rückblick-Post, ein kurzes Aftermovie und eine Pressemitteilung mit zwei, drei Bildern sind ein guter Start.

Häufige Fragen

Was gehört auf eine Shotlist für ein Event?

Location und Branding, Speaker und Bühne, Gäste im Austausch, Produkte und Stationen, Details wie Catering oder Give-aways sowie Team- und Partnerfotos.

Darf ich Event-Fotos für Werbung nutzen?

Für die werbliche Nutzung von Bildern, auf denen Personen erkennbar sind, solltest du eine ausdrückliche Einwilligung einholen. Kläre außerdem die Nutzungsrechte mit dem Fotografen.

Wie bekomme ich Bilder schnell für Social Media?

Vereinbare mit dem Fotografen eine kleine Vorauswahl, die direkt nach dem Event geliefert wird, und das vollständige Material später.

Stellt Eventary Fotografen für Marketing-Events?

Ja, wir stellen und vermitteln Fotografen und Videografen und vermieten Fotoboxen mit eigenem Layout und Logo.

Bilder und Videos für dein Marketing-Event

Fotografen, Videografen und Fotobox mit eigenem Branding – wir sorgen dafür, dass dein Event auch nach außen wirkt.

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