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Event-Catering anfragen und Angebote richtig vergleichen

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Catering-Angebote sind oft schwer vergleichbar: Das eine enthält Personal und Geschirr, das andere nur das Essen. Wer mit einem vollständigen Briefing anfragt, bekommt Angebote, die sich tatsächlich nebeneinanderlegen lassen.

✓ Kurzantwort

Lege zuerst das Format fest – Buffet, Menü, Flying Food oder Foodtruck –, dann schickst du allen Anbietern dasselbe Briefing mit Gästezahl, Zeitplan, Location, Ernährungsanforderungen und gewünschten Leistungen. Vergleiche die Angebote nach Gesamtkosten inklusive Personal, Ausstattung, Anfahrt und Nebenkosten. Caterer müssen die 14 Hauptallergene kennzeichnen.

✍️ Autor: Eventary Team  •  ✅ Fachlich geprüft von: Eventary Team  •  📅 Aktualisiert: September 2026

Cateringformat passend zum Event wählen

  • Buffet: flexibel, gut für große Gruppen, braucht aber Platz und Anstellfläche.
  • Gesetztes Menü: festlich und planbar, erfordert mehr Servicepersonal.
  • Flying Food: kleine Portionen werden gereicht – ideal für Empfänge und Networking.
  • Foodtruck oder Stationen: lockere Atmosphäre, gut für Sommerfeste, braucht Stellfläche und Strom.

Vollständiges Anfragebriefing erstellen

  • Datum, Uhrzeit, Dauer und Ablauf (wann wird was serviert?)
  • Gästezahl – verbindlich und mit Spielraum
  • Location mit Küche, Strom, Wasser und Zufahrt
  • Format, Stil und Budgetrahmen
  • Ernährungsanforderungen: vegetarisch, vegan, Allergien, Unverträglichkeiten
  • Gewünschte Leistungen: Personal, Geschirr, Getränke, Auf- und Abbau, Reinigung

Menü, Mengen und Allergene

Lass dir Menüvorschläge mit Portionsangaben geben und frag, mit welchen Mengen pro Person der Caterer rechnet. Die Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) der EU nennt 14 Hauptallergene, die gekennzeichnet werden müssen – darunter glutenhaltiges Getreide, Eier, Milch, Erdnüsse, Schalenfrüchte, Sellerie, Senf und Sesam (Verbraucherzentrale NRW). Nach Angaben des Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit gilt die Pflicht seit dem 13. Dezember 2014 auch für lose, unverpackt angebotene Lebensmittel. Ein seriöser Caterer liefert die Allergeninformation zu jedem Gericht schriftlich mit.

🇦🇹 Für Österreich: Die LMIV ist eine EU-Verordnung und gilt damit auch in Österreich. Allergeninformationen müssen dort ebenfalls für unverpackte Speisen bereitgestellt werden.

Personal, Logistik und Ausstattung

Kläre, wie viele Servicekräfte eingeplant sind und wie lange sie bleiben, wer Geschirr, Gläser, Buffettische und Warmhaltetechnik stellt, ob vor Ort gekocht oder angeliefert wird und wer Rücktransport, Spülen und Müll übernimmt. Genau diese Punkte fehlen in günstigen Angeboten häufig.

Kostenpositionen vergleichbar machen

Übertrage alle Angebote in eine Tabelle mit denselben Zeilen: Speisen, Getränke, Personal (Stunden × Satz), Ausstattung, Anfahrt, Auf- und Abbau, Reinigung, Überstunden, Mehrwertsteuer. Erst der Gesamtpreis pro Gast zeigt, welches Angebot wirklich günstiger ist.

Vertrag, Storno und finale Gästezahl

  • Bis wann muss die endgültige Gästezahl feststehen, und was passiert bei Abweichungen?
  • Anzahlung, Zahlungsziel und Stornostaffel
  • Regelung für Überstunden und Verlängerung
  • Umgang mit übrig gebliebenen Speisen

Ausstattung für Buffet und Bar

Ob Stehtische, Buffettische oder Bar-Equipment: Bei Eventary mietest du, was dein Caterer nicht mitbringt.

Buffet- und Barausstattung ansehen

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Quellen